イベント制作はどこまでDXできるのか？現場の効率化と成果向上の可能性

イベント制作の現場では、企画から集客、当日の運営、終了後のフォローまで、膨大な作業が担当者の手に集中します。限られた人数で品質を保ちながら成果を出すために、デジタル技術をどこまで活用できるのかは、多くの主催者が抱える切実なテーマです。

この記事では、イベント制作のどの工程にDXが効くのか、ツール選びで見るべき基準は何か、そして導入時に現場でつまずきやすいポイントをどう乗り越えるかを、具体的な事例や数字をもとに紹介します。

DXは全工程を一気にデジタル化するより、負荷の高い工程から段階的に進めるほうが現場に合いやすいです。東京ドーム主催イベントの事例では、当初は紙やExcel、メールを使いながら徐々に業務管理ツールへ作業を移行する計画でしたが、実際に進めると想定以上の工数がかかり、ツールによる作業軽減を行っています。担当者自身が簡単なアプリを自分で作れる知識を持っていたことや、身近に相談できるパートナーがいたことで、すぐに改善策に着手できたといいます（参照*9）。

この事例が示しているのは、「できることから少しずつ」という段階的なアプローチの有効性です。まず負荷の高い1つの工程をデジタル化し、現場の手応えを確認してから次の工程に広げるという手順が、無理のない導入につながります。導入前に、最も工数がかかっている業務を1つ特定し、そこだけを対象にした小さな実験から始めるのが実務的です。

現場担当者の負担を前提に運用を設計すると、ツールが定着しやすくなります。ある導入担当者は「自分もあくまでツールを利用するユーザーのひとり。利用者の気持ちに沿って、無理な開発はしないと決めていたことが成功の秘訣」と語っています。導入時に大切なのは、技術や利便性だけでなく、使う人の気持ちを第一に考えることだと述べられています（参照*9）。

成功事例を社内に共有し、次回の施策へ反映するサイクルをつくることも、定着を後押しします。イベントは一過性の活動ではなく、継続的なマーケティング活動の一部であり、ひとつひとつの取り組みに戦略性を持たせて改善を積み重ねていく姿勢が求められます（参照*6）。

運用設計の段階で、現場担当者が「入力する理由」を実感できる仕組みを組み込んでおくと、データの入力漏れや形骸化を防ぎやすくなります。

東京ドームに関連する現場では、イベント期間中の注文管理業務にkintoneが導入されました。導入前、初日は3人がかりで6時間かかっていた注文管理業務が、1週間後には1人で1時間弱でこなせるようになったといいます。「できることから少しずつkintoneに移す」という考え方があったからこそ、無理なくスムーズに現場へ投入できたとされています（参照*9）。

この事例は、最初から完璧な仕組みを目指すのではなく、日々の運用のなかで改善を重ねるアプローチが現場のDXに有効であることを示しています。自社のイベントで最も人手と時間を消費している定型業務はどこかを洗い出してみると、類似の効果が見込める領域が見つかる可能性があります。

kintone上で情報管理とコミュニケーションを統合し、約5,000名規模のイベント運営を省力化した事例があります。約5,000名の来場者を目標とし、約50社の協賛申込を受け付ける大規模イベントにおいて、運営に関わる全ての情報管理とコミュニケーションがkintone上で行われたとされています。共同で事務局を担う4社が同一のデータベースを共有することで、「データを右から左に流すだけの手間」を限りなくゼロに近づけることができたと報告されています（参照*5）。

協賛企業からの各種申し込みやアンケートの一部には、外部フォームから直接kintoneにデータを登録できる仕組みが使われました。一覧で申込状況を把握でき、対応状況をステータスで管理できるため、確認漏れがなくなるだけでなく、確認にかかる時間も削減できました（参照*5）。

複数社が関わる大規模イベントでは、情報の受け渡しそのものが大きな工数を生みます。共通のデータベースを持つことで、転記ミスや確認待ちの時間を構造的に削減できるという点は、規模を問わず参考になる設計です。

イベント制作DXの実践例として参考になるのが、コングレによる人流可視化の実証実験です。2021年10月、同社はコングレスクエア日本橋で開催された国際会議「UIA Associations Round Table Asia-Pacific」において、会場内の混雑状況をリアルタイムで計測・可視化する仕組みを導入しました。受付会場を複数エリアに分け、人数に応じて混雑度を色で表示することで、来場者の安心感を高めると同時に、運営側が状況を把握しやすい環境を整えています（参照*10）。

この事例のポイントは、混雑対策にとどまらず、人流データを次の運営改善やマーケティングに生かせる可能性を示した点です。コングレ側は、どこに人が集まりやすいかを分析できれば、展示会で優先度の高いスポンサーの案内先を検討する材料にもなりうると述べています。イベント制作DXは、現場の安全性と運営効率を高めるだけでなく、出展価値の見せ方を磨く基盤にもなり得ます。

展示会は「出れば成果が出る施策」ではなく、「設計・運用・連携」によって費用対効果が大きく分かれる施策へと変化しています。営業・マーケティング支援のリーディングカンパニーScalehack主催のイベントでは、KPI300%超を実現してきた再現性のある展示会戦略がパネルディスカッション形式で公開されました。展示会を単発のイベントではなく、事業成果に直結するマーケティング施策として再定義する視点が提示されています（参照*11）。

そこで深掘りされたテーマは、なぜ展示会が名刺交換で終わってしまうのか、受注につながる展示会とつながらない展示会の決定的な違いは何か、そして費用対効果をどのように可視化して社内や経営層に説明できる状態をつくるか、という3点です（参照*11）。

展示会への出展を計画している場合、名刺の獲得枚数だけでなく、その後の商談化率や受注金額まで含めた指標を設計段階で設定し、関係者間で共有しておくことが、成果を測定可能な状態にするための具体的な一歩です。

イベント制作のDXは、ツールを導入して終わりではなく、現場の課題を起点にした段階的な取り組みの積み重ねで進んでいきます。企画から事後フォローまでの各工程で、人が判断すべき作業とデジタルに任せられる作業を切り分けることが出発点です。

まずは自社のイベント運営で最も工数がかかっている工程を1つ選び、小さな実験から始めてみてください。そこで得た手応えと数字が、次のステップへ踏み出す根拠になります。